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引入E-R图开展审前调查实践与研究
时间:2012-11-27 字号:[ ]

引入E-R图开展审前调查实践与研究

乐清市审计局 范利丹 朱旭隆

  一、案例背景

  审前调查是审计项目实施的前提和基础,在审计实施过程中具有重要的地位,开展审前调查有利于突出审计重点,把握审计内容,有助于发现大案要案,有助于提高审计效率,有助于降低审计成本,有助于防范审计风险。李金华审计长曾指出,审前调查十分重要,制定一个好的审计方案,是搞好项目审计的基础,而搞好审前调查,又是制定好审计方案的基础。《国家审计准则》规定,编制审计实施方案前,应当调查了解被审计单位及其相关情况,评估被审计单位存在重要问题的可能性。因此,在项目审计中,审计人员需高度重视审前调查。审前调查引入E-R 图,可使审计人员比较迅速熟悉相关业务和信息系统,明确关键环节,提高审前调查的质量,进而促进审计质量的提升。

  二、E-R图概念

  E、R分别是Entity实体、Relationship关系的缩写。E-R图为实体-关系图,用来描述现实世界的概念模型。构成E-R图的基本要素是实体、属性和关系。实体是指客观存在并可相互区分的事物;属性是指实体所具有的每一个特性。关系是指实体之间具有的联系。实体:用矩形表示;属性,用椭圆形表示;联系,用菱形表示。E-R图常用于数据库设计等领域,具有直观性和图形化等特点。

  三、E-R图如何实现审前调查目标。

  利用E-R图开展审前调查,一般采用以下方法和步骤。一是用于描述被审计对象的总体情况;二是描述业务流程;三是建立审计事项体系;四是建立审计方法数据库。下面以人民医院审计为例说明。

  ㈠描述总体情况(图1)。

                         (图1)

  在这个结构图里,初步说明了人民医院的总体情况,比较直观。当然,随着审计的深入,对这个图表也进行同步的修改。因此,E-R图的作用贯穿于审计全过程。

  ㈡描述业务流程。

  在E-R总体图里,我们关注某项业务。如果审计力量允许,应该编制全部业务流程的E-R。以门诊为例,编制该环节E-R图(图2)。

     (图2)

  实体和关系如下:

  实体1:患者

  实体2:就诊医生

  实体3:医技检查单

  实体4:发票

  实体5:医技科室

  实体6:收费员

  关系1:患者在挂号收费处挂号

  关系2:患者向医生求医

  关系3:医生对患者诊断

  关系4:医生开具检查单

  关系5:医技科室按照医技检查单对患者实施检查

  关系6:医技科室向患者提供检查结果

  关系7:收款人员根据收费标准及医技检查单收费,并向患者提供发票

  关系8:患者取得发票

  当然,我们还可以继续就关注的实体了解其属性。如挂号实体的系列属性有:挂号时间,操作人员,挂号科室等等。

  在E-R总体图里,我们关注基建环节。对基本建设的流程也绘制了E-R图。事实上,这个流程图适用于其他基建项目。

  根据项目建设的全过程,审计可分为建设前期审计、建设期间审计和竣工决算审计三个阶段。建设项目前期工作是从项目的酝酿提出到开工建设之前所进行的一系列工作,现在都以建设施工许可证颁发为界。该系列的工作内容大致可分三方面:一是项目的预可行性研究(决策阶段),二是项目审批(行政许可阶段),三是工程招投标(开工准备阶段),工作流程详见(图3)(图4)。

  ㈢ 建立审计事项体系。

  图形化可以让审计人员的关注实现从总体到细节的双向过渡,既能关注细节又能把握细节在总体中的位置而不迷失。其作用类似于电子地图,能方便地寻找目标。但编制E-R图的最终目的在于应用,即建立审计事项体系。

  根据(图3)(图4)总体情况和各业务流程图,可以按分级原则建立审计事项体系。每一节点就是级别。

    (图3)

                             (图4)

  根据E-R图构成特点,可以针对实体、实体与实体之间的关系确定审计事项。

  ⑴针对实体确定审计事项。

  如门诊环节的实体包括:医生、医技检查单、处方、药品、发票、医技报告、患者。针对这些实体,分别确定审计事项:如某医生一年开具的医技检查单、一年开具的药品种类;社保患者的就诊频率、开具的药品;收费员的收款解款情况。

  ⑵针对实体与实体的关系确定审计事项。

  实体与实体的关系有挂号、划价收费等。挂号可能的审计事项有挂号时间(就医难,首先体现于挂号难),划价收费标准等等。

  至于选择实体、关系的哪些属性作为审计事项,计算机或许是无法确定的,因为有很多的实体,每个实体又有很多的属性,所以实体的关系的数量是天文数字,大多数都是根据审计经验和常识来确定,在当下时代里,与经济利益密切的关系作为审计事项。一般来说,常用的属性有真实性、合法性、财务记录正确及时性,计价正确性。由此思路演绎开来,可以选择如下审计事项。

  一是审计登记入账的所有门诊业务是否都是真实的,是否存在未发药、未实施医技检查却已将门诊业务收入登记入账、重复登记入账等问题。

  二是审计是否将已经发生的门诊业务均已登记入账。

  三是登记入账的门诊业务收入计价是否准确。医院收费主要涉及医疗服务收费、药品收费、医疗卫生材料收费等三个方面。

  四是登记入账的门诊业务收入分类恰当。

  五是门诊业务记录是否及时。

  ⑶针对流程节点本身确定审计事项。

  在门诊和住院循环审计中,收费审计是其中的关键一环。根据收费项目属性、管理方式方法不同分别划分为医疗服务收费审计、药品收费审计、医用卫生材料收费审计。通过上述E-R理念的运用,审计人员对业务信息系统结构和数据走向和医院门诊、住院具体业务流程有了进一步的了解、熟悉,审计人员将信息系统内医疗、医用卫生材料收费标准的设定及药品价格调价作为收费这一关键环节中的关键控制点。在关键控制点,再次运用E-R理念,分析关键控制点的工作流程,寻找其内部控制的薄弱点和空白点。如审计人员编制医用卫生材料价格维护流程图,通过观察流程图(图5)可以很直观地反应出医院在医用卫生材料价格维护上存在明显的管理漏洞。

  

  (图5)

  如在基本建设环节,根据前述方法,确定以下审计事项。

  根据图3,在建设项目前期工作阶段:

  1)检查建设项目的审批文件。包括项目建议书(立项)、可行性研究报告、环境影响评估报告、概算审批文件、建设用地批准、建设规划及施工许可、环保及消防批准、项目设计及设计图审核等文件是否齐全。

  2)检查招投标程序及其结果是否合法、有效。有无按规定对项目的设计、施工、监理、采购等方面进行公开招投标,程序及结果是否合规、合法,中标单位资质等是否符合要求。

  3)检查与各建设项目相关单位签订的合同条款是否合法合规,与招标文件是否一致。

  4)检查建设项目的资金来源是否落实到位、是否合理、是否专户存储,建设资金能否满足项目建设应完成工作量的需要,是否严格规定其操作程序和使用范围。

  根据图4,在施工阶段。实体有合同、概算

  1)检查履行合同情况。检查与建设项目有关的单位是否认真履行合同条款,有无违法分包、转包工程。如有变更、增补、转让或终止情况, 检查其真实性、合法性。

  2)检查项目概算执行情况。检查有无超出批准概算范围投资和不按概算批复的规定购置固定资产,挤占或虚列工程成本等问题。对建设规模和建设内容的变更,是否按照规定的管理程序报批,有无擅自扩大建设规模、提高建设标准和搭建概算外项目等。

  3)检查内控制度的建立和执行情况。检查建设单位是否建立健全并执行了各项内控制度,项目建设规范运行、建设资金使用是否合法。如工程签证、验收制度;设备材料采购、价格控制、验收、领用、清点制度;费用支出报销制度等。

  4)检查工程设计变更、施工现场签证手续是否合理、合规、及时、完整、真实。

  5)检查建设资金是否专款专用。是否按照工程进度付款,有无挤占、挪用建设项目资金等问题,防止出现超付工程款现象。

  6)加强设备、材料价格控制,尤其要对建设单位相关的企业所供设备、材料的价格进行检查,防止从中加价。对已购设备、材料因故不能使用的,要分析原因,分清责任,并督促建设单位及时处理,避免造成更大的损失。

  根据图4,工程决算阶段:

  1)工程量的审查。工程量是工程造价计算的基础,工程量的准确度是影响工程结算的重要因素之一,实际中工程量也是施工单位多计工程造价的重要环节,因此审计人员要对工程量进行重点审查,查看施工单位在结算中是否虚报工程量等。

  2)材料价格合理性的审查。重点审计主要材料单价是否合理,防止施工单位以劣充好,抬高材料价格。

  3)审查隐蔽验收记录和设计变更及各种经济签证是否真实,防止施工单位事后补办签证或虚假记录的发生。

  4)审查工程定额套用和取费是否正确。重点查看变更项目的取费是否符合招标文件的规定,取费等级是否与工程类别相符,有无高套定额,提高取费等级等。

  ⑷针对不同流程图实体与实体属性之间的勾稽关系确定审计事项。

  如门诊的医技检查与材料的数量关系。比较明显如CT胶片与CT检查次数的关系。

  只有经过这样从宏观的全面了解和细节的深入掌握,才有可能将“全面审计”的思路落到实处,下一步才能根据审计目标,确定审计重点。但是,限于审计力量的限制,不能做到对所有的业务都关注,但对已经确定的审计事项必须全面了解。

  ㈣建立审计方法数据库。

  审计事项体系确立后,选择重点审计事项进行审计,编制审计实施方案。对每个审计事项都要确定相应的审计方法和审计步骤。下面以门诊彩色多普勒超声常规检查收费审计为例说明收入计价审计事项的审计方法。

  审计目标:分析医院门诊彩色多普勒超声常规检查具体业务实施情况,审查是否存在超标准收费情况。

  审计功能:根据门诊医技主表和门诊医技明细表及相关辅助信息表,筛选出彩色多普勒超声常规检查医技记录,重点关注每人次彩色多普勒超声常规检查费用大于120元的医技记录,统计多收取彩色多普勒超声常规检查费用金额。

  分析步骤:

  ⑴数据整理。根据门诊医技检查记录,生成审计期间彩色多普勒超声常规检查记录表,为下一步审查做准备。

  ⑵根据门诊彩色多普勒超声常规检查记录表,筛选出每人次彩色多普勒超声常规检查费用大于120元的医技记录,生成门诊彩色多普勒超声常规检查超标准收费表。

  ⑶根据门诊彩色多普勒超声常规检查超标准收费表,统计门诊彩色多普勒超声常规检查多收金额。

  ⑷将结果和明细资料提交给医院相关业务人员具体核实。

  审计流程图(图6):

  

  (图6)

  将门诊彩色多普勒超声常规检查超标准收费明细提交给医院相关业务科室、物价维护人员核对,了解收取彩色多普勒超声常规检查费用的流程,分析超标准收取彩色多普勒超声常规检查费用的原因,重点关注内控制度是否健全有效。

  同理,依据这种审计思路,我们可以为不同的审计事项建立相应的审计方法,将各种资料汇集起来建立一数据库,按照知识管理的做法,对审计项目的内容进行逐渐积累。如基建的审计事项可以适用于其他项目,E-R图、审计事项和审计方法等等可以直接选用。

  四、结论

  审前调查引入E-R图,是审计方法体系在审前调查阶段的应用,是包容计算机审计方法体系的审计思路的体现。E-R图使审计组成员能够直观掌握被审计单位开展业务的总体情况及流程细节,能够从整体上考虑问题和把握重点,可以方便地从整体到细节的切换,类似于电子地图的放大缩小。E-R图有利于审计人员之间、审计人员与被审计单位有关人员的沟通交流,还有助于开拓审计人员的视野和思路,将E-R图理念运用到其他领域,如钻研信息系统数据库等。因此,E-R图是落实“全面审计、突出重点”指导思想的重要工具。在审计实践中,良好地运用E-R图,建立审计事项体系,从而建立审计方法数据库(包括计算机审计方法体系),将会使审计质量得到质的飞跃和全面提升。

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